Excel đưa ra những cách khác nhau để xoá khoảng trắng thừa và làm sạch dữ liệu của bạn. Nhưng trong bài này, chúng ta sẽ tìm hiểu hàm Trim trong Excel – công cụ nhanh và dễ dàng nhất để xoá khoảng trắng thừa trong Excel.
1. Hàm Trim trong Excel – Xoá khoảng trắng phía trước trong cột số
Như bạn vừa thấy, hàm Trim trong Excel có chức năng xoá mọi khoảng trắng thừa khỏi cột dữ liệu mà không gặp khó khăn nào. Nhưng nếu dữ liệu của bạn là số, không phải chữ?
Nhìn qua, có vẻ hàm Trim trong Excel đã làm tốt nhiệm vụ. Nhưng nếu bạn xem xét kỹ hơn, bạn sẽ thấy các giá trị được chỉnh sửa không còn chức năng như số. Có vài điều bất thường như:
- Cả cột gốc có khoảng trắng và cột đã sửa đều căn trái ngay cả khi bạn đặt dạng Số cho ô, nhưng số bình thường được mặc định căn phải.
- Khi chọn từ 2 ô trở lên với số đã sửa, Excel chỉ hiện thị COUNT ở trên thanh trạng thái. Với số, thanh sẽ hiện thị SUM và hàm AVERAGE.
- Công thức SUM áp dụng cho ô đã chỉnh sửa ra kết quả 0.
Bởi vì các giá trị qua chỉnh sửa là chuỗi văn bản, trong khi chúng ta cần số. Để sửa lỗi này, bạn nhân giá trị đã qua chỉnh sửa với 1 (nhân các giá trị trong 1 lần, bạn dùng Paste Special > Multiply).
Cách nhẹ nhàng hơn là lồng hàm TRIM trong hàm VALUE:
=VALUE(TRIM(A2))
Công thức trên sẽ xoá bỏ mọi khoảng trắng phía trước và phía sau, và trả giá trị kết quả về dạng số, như hình dưới.
2. Hàm Trim trong Excel – Cách xoá khoảng trắng phía trước (left trim)
Trong vài trường hợp, bạn có 2, thậm chí 3 khoảng trắng giữa các chữ để dữ liệu dễ đọc hơn. Tuy nhiên, khi bạn muốn bỏ những khoảng trắng phía trước, như thế này:
Như bạn đã biết, hàm Trim trong Excel cũng sẽ xoá khoảng trắng ở giữa các chữ. Để giữ lại những khoảng trắng này, chúng ta sử dụng công thức phức tạp hơn:
=MID(A2,FIND(MID(TRIM(A2),1,1),A2),LEN(A2))
Trong công thức trên, bạn kết hợp hàm FIND, MID và TRIM để tính toán vị trí của ký tự đầu tiên trong chuỗi. Và sau đó, bạn thêm con số đó vào hàm MID khác, hàm sẽ đưa toàn bộ chuỗi văn bản (độ dài chuỗi được tính bằng hàm LEN) về vị trí của ký tự đầu tiên.Hình dưới minh hoạ khi xoá mọi khoảng trắng phía trước, chỉ để lại khoảng trắng giữa các chữ.
Cuối cùng, thay thế đoạn chữ gốc bằng đoạn chữ đã được chỉnh sửa.
Đếm số khoảng trắng thừa trong 1 ô
Đôi lúc trước khi xoá khoảng trắng trong bảng Excel, bạn muốn biết có bao nhiêu khoảng trắng thừa ra trong đó.
Để có được con số này, tìm độ dài chuỗi văn bản bằng cách dùng hàm LEN, sau đó tính độ dài chuỗi văn bản khi không có khoảng trắng, và trừ đi:
=LEN(A2)-LEN(TRIM(A2))
Hình dưới minh hoạ công thức:
Lưu ý. Công thức trả kết quả là số khoảng trắng thừa, bao gồm khoảng trắng phía trước, phía sau và khoảng trắng thừa giữa các chữ. Nếu bạn muốn biết tổng số khoảng trắng, dùng hàm Substitute trong Excel.
3. Hàm Trim trong Excel – Đánh dấu ô có khoảng trắng thừa
Khi có những thông tin nhạy cảm hoặc quan trọng, bạn có thể chần chừ không biết nên xoá khoảng trắng. Trong trường hợp này, bạn có thể đánh dấu ô đó để kiểm tra thông tin trước khi quyết định xoá.
Để đánh dấu, ta dùng công thức điều kiện sau:
=LEN($ A2)>LEN(TRIM($ A2))
A2 là ô dữ liệu trên cùng mà bạn muốn đánh dấu.
Công thức hướng dẫn Excel đánh dấu ô có độ dài đoạn chữ lớn hơn độ dài đoạn chữ sau khi cắt bỏ khoảng trắng thừa.
Để tạo 1 công thức điều kiện, chọn tất cả các ô bạn muốn đánh dấu, bỏ ô đầu cột, vào Home > Styles > Conditional formatting > New Rule > Use a formula to determine which cells to format.
Ở hình dưới, kết quả khớp với khoảng trắng thừa chúng ta đếm ở ví dụ trước.
Hàm Trim trong Excel – Đánh dấu ô có khoảng trắng thừa
Chúc bạn thực hiện thành công.
Bạn có thể thành thạo ngay kỹ năng tin học văn phòng từ giảng viên FPT- Arena chỉ với 280,000Đ
Bài viết liên quan
